Что такое тайм-менеджмент?

Чтобы остаться в строю и не сойти с ума, надо грамотно управлять собственным временем. И спасение наше – тайм-менеджмент – эффективное распределение работы с пользой для здоровья.

Птичий спор

Кажется, хронобиология раз и навсегда опровергла миф о существовании «жаворонков» и «сов», а мы все равно продолжаем упорствовать в этом «птичьем» заблуждении. Природа наделила нас одинаковым «набором» органов, так что каждый способен по собственному желанию превратиться в «жаворонка» или «сову». Поверьте, вы с одинаковым успехом можете подниматься в 6 часов утра на пробежку и нежиться в кровати, как минимум, до обеда. Как вам будет угодно! Между тем, органы нашего тела имеют собственные пики и спады активности, которые необходимо учитывать всем тем, кто решил управлять своим временем. Вы знаете, как работает ваш организм?

Каждому делу – свое время

Для того, чтобы значительно повысить свою производительность и быть всегда в тонусе, хронобиологи настоятельно советуют жить в соответствии с биоритмами собственного организма, то есть по принципу – «каждому делу – свое время».

С 7 до 10 часов

Организм просыпается и лениво потягивается, артериальное давление подскакивает, и риск инсульта существенно возрастает. Главное в это время – сохранять спокойствие, где бы вы ни были: в пробке, на деловом совещании, на приеме у стоматолога. В общем, дышите глубже и медленно считайте до 10. На первую половину дня запланируйте дела, не требующие большого умственного и психологического напряжения. Входите в рабочий ритм плавно, «раскачивайтесь» постепенно.

12 часов

Полдень – оптимальное время для принятия серьезных взвешенных решений, по какому бы то ни было поводу. Так что, если вы созрели до мысли взять повышенные трудовые обязательства, выполнить и перевыполнить план продаж – не медлите, обрадуйте шефа сейчас же.

С 13 до 15 часов

В это время лучше не заниматься интеллектуальным трудом, мозг слегка «тормозит», обменные процессы замедляются. Поскольку от вас все равно не будет никакого толку на рабочем месте, отправляйтесь на обед.

С 15 до 16 часов

Идеальное время, чтобы качественно выполнить работу, связанную с мелкой моторикой. Например, заполнить анкету на получение ипотечного кредита или… написать заявление об увольнении.

С 18 до 20 часов

Планируете неформальную встречу с партнерами, но не знаете, когда лучше ее провести? Смело бронируйте столик в ресторане на 18-19 часов. В это время организм наименее восприимчив к алкоголю, так что винные пары не смогут замутить ваше сознание. Вы с одинаковым успехом и беседу подержите, и обсудите все преимущества того или иного коммерческого предложения.

Сам себе менеджер

Ритм жизни постоянно ускоряется, мы торопимся жить, непрерывно наращивая темп, но… Времени не хватает, и мы опять опаздываем. Как все успеть и при этом не надорваться? Секрет – в грамотном планировании времени.

Техника S.M.A.R.T.

Прежде, чем ставить перед собой смелую цель, проверьте – соответствует ли она критериям SMART. Итак, цель должна быть: 
— S (Specific) – конкретной;
— M (Measurable) – измеримой; 
— A (Achievable) – достижимой; 
— R (Relevant) – согласованной; 
— T (Time framed) – определённой во времени.

Все мы знаем, что слона следует есть по кусочкам, точно так же надо поступать и с масштабными задачами — дробите их на мелкие до тех пор, пока не поймете, какой пункт из списка сможете выполнить сию секунду.

Подготовьте список дел – это позволит увеличить вашу производительность на 25%. Ни на минуту не забывайте о правиле 10/90, которое гласит: 10% времени на планирование дела сэкономит 90% при его выполнении. Ставьте себе четкие сроки.

Для повышения собственной эффективности воспользуйтесь методом 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, разделите все предстоящие дела на 4 группы:

• Срочные и важные

Это первостепенные задачи, которые нельзя откладывать на потом. В противном случае могут возникнуть серьезные проблемы.

• Важные, не срочные

Не срочные, но важные дела легко превращаются в срочные и важные, если их постоянно откладывать. Будьте осторожны, ведь такие задачи оказывают серьезное влияние на развитие событий в длительной перспективе.

• Срочные, не важные

Эти дела не критичны и незначительно влияют на успешность вашей работы, но пожирают большое количество времени, поэтому лучше поручить их выполнение кому-то другому.

• Не срочные и не важные

Таких дел не должно быть в вашем списке.

Секрет успеха

Составить список задач – уже полдела, но не менее важно шаг за шагом оптимизировать их выполнение. Начните день с самого тяжелого и неприятного дела – «съешьте лягушку». По мнению авторитетного бизнес-тренера, канадца Брайана Трейси, это придаст вам заряд бодрости на весь день. Еще бы, ведь самое противное уже позади.

Переключайтесь с умом. При выполнении небольшого дела, несложной задачи количество переключений должно быть минимальным, в случае работы над чем-то масштабным, например, годовым отчетом, наоборот, максимальным.

Любую работу всегда доводите до конца. Снова и снова возвращаясь к незавершенным делам, вы снижаете свою эффективность, как минимум, в 5 раз.

Составьте «черный список» и заносите в него причины, мешающие продуктивно работать. Преимущественно – ФИО хронофагов — людей, ворующих ваше время. Подробно фиксируйте, когда, почему и сколько раз в день вас отвлекли, сколько минут/часов при этом был потеряно. Очертив круг «врагов», вы постепенно сможете с ними бороться. Как минимум, перестанете обсуждать с коллегами погоду и новую моду.

Научитесь отказываться от задач, которые не входят в список приоритетных дел на день. Лучше перенесите их на завтра.

Выделите специальное время для проверки электронной почты и деловых звонков. В идеале нужно это делать 2 раза в день – утром и вечером.

Пользуйтесь корзиной для бумаг, выбрасывайте все лишнее! Оказывается, поиск необходимых документов в хаосе на столе занимает до 30% ценного рабочего времени.

Хорошо отдыхает тот, кто хорошо работает. Научившись грамотно распределять задачи, вы увидите, как много свободного времени у вас появится на «жизнь». Если вы, конечно, отделяете жизнь от работы. Ваша следующая цель – освоить тонкости лайф-менеджмента, то есть грамотного управления своей жизнью в целом.