Учимся экономить в кризис или оптимизация расходов на командировки: как правильно выбрать профессиональное турагентство

Очевидно, что любой серьёзный бизнес испытывает необходимость в регулярных поездках и ожидает от своих тревел партнеров качественный сервис  (желательно за меньшие деньги), поскольку доверяет самое ценное – своих сотрудников, отправляющихся в бизнес тур развивать дело компании и приносить прибыль…
Но как же сэкономить на командировках сотрудников, не сокращая  количество поездок и не навредив деятельности компании? Правильный выбор тревел агентства позволит оптимизировать и сократить расходы компании на бизнес поездки.
Выбор надежного тревел партнера в лице, авиатурагентства, играет ключевую роль в процессе организации бизнес путешествий и контроля расходов над ними. От этого выбора зависит бюджет компании на бизнес-поездки, качество услуг, экономия времени, комфорт, безопасность деловых туристов и даже репутация компании. Для того, чтобы сделать по-настоящему правильный выбор тревел партнера для компании, лучшим решением, несомненно, является проведение открытого конкурса/тендера, по итогам которого заключается договор с участником, предложившим наилучшие условия и подавшим предложение, соответствующее требованиям заказчика. Именно так и происходит в наиболее развитых государствах мира.
В Казахстане процесс выбора турагентства во многих компаниях и организациях выглядит несколько иначе. В нашей стране немногие компании проводят официальный тендер на оказание услуг по организации деловых поездок своих работников. Отсутствие тендеров понятно, когда организации руководствуются принципом оправданной потребности. Открытые конкурсы скорее необходимы, прежде всего, компаниям c большим и средним количеством поездок в месяц (например, от 3 и выше, т.е. с бюджетом от 500 тыс. тг/мес). Вместе с тем, нередко даже крупные компании (если  отсутствует политика головного офиса по проведению тендеров на путешествия) не проводят конкурс по выбору поставщика тур.услуг по причине отсутствия достаточных знаний о том, как это делать и видимых результатов от проделанной ранее неэффективной работы. У нас существует устойчивый стереотип о том, что поездки занимают небольшую долю от общих расходов компании - от 2% до 10%, поэтому там нечего оптимизировать, но если присмотрится профессионал, то он увидит огромные возможности для оптимизации.
Кроме того, существуют и другие причины непроведения открытых тендеров – это и отсутствие доверия к профессионализму тревел агентств (крах нескольких тур.агентств мог усилить этот фактор), это и недостаточный опыт организации деловых поездок у ряда тревел агентств, это и недопонимание важности управления процессами и контроля над командировочными расходами со стороны руководства компаний, это и отсутствие жесткой тревел политики или её несоблюдение, это и бесконтрольное использование сайтов для приобретения авиабилетов онлайн или бронирования номеров гостиниц... Кроме того, не секрет, что руководство некоторых компаний привлекают к сотрудничеству только «свои» аффилированные компании или тревел агентства, отдавая исключительное предпочтение именно им, ввиду личных интересов или финансового вознаграждения должностным лицам от отдельных поставщиков. Нельзя не учесть и то, что по некоторым оценкам, только каждая пятая компания в Казахстане имеет в своем штате специалистов по закупкам. Более того, не более 5% компании имеют в своем штате профессионального менеджера по координации командировок (тревел координатора), выполняющего функцию по бронированию и передаче информации от сотрудников до турагентства и обратно. Поэтому говорить о том, что в нашей стране выбор тревел-агентства происходит в соответствии с передовыми мировыми практиками пока, увы, не приходится. А какова эта самая передовая практика? Как нужно правильно выбирать тревел партнера, учитывая вопросы безопасности деловых туристов, экономии средств компании, качества оказываемых услуг и т.д.?
Начнем с того, при выборе поставщика тревел услуг руководство компании должно чётко представлять ожидаемый результат. Не зная и не понимая этого, нет абсолютно никакого смысла начинать эту процедуру. Специалисты компании «Abacus Central Asia» при выборе профессионального турагентства в качестве долгосрочного партнера рекомендуют обратить внимание на следующее:
1   конкурентные цены. Однако слишком низкая стоимость услуг должна насторожить, поскольку вариант с минимальной ценой может сильно проигрывать уровнем сервиса. Имеет смысл обратить внимание на предоставление агентством отсрочки по платежам или скидки на приобретаемые билеты. Бизнес такого агентства отличается высоким риском финансового дефолта, потому что авиакомпании требуют оплачивать свои услуги еженедельно, а предоставление длительной отсрочки по платежу означает необходимость агентству кредитоваться в банке. Наша рекомендация – не просить отсрочки по платежам и скидкам на билеты (авиакомпании практически перестали платить комиссию агентствам, и цена не может быть ниже, чем она есть у авиакомпании) и не работать на тендере с агентствами, предлагающие такие условия;
2  надежность, опыт работы на рынке;
3  своевременное предоставление данных о наличии возможностей   транспортировки (авиа, ж/д…) и проживания. Здесь, наравне с традиционными тревел-консультантами, применяются современные онлайн решения и мобильные приложения, специально адаптированные под потребности конкретного корпоративного клиента;
4  возможность получения корпоративных тарифов и прямых скидок от авиакомпаний и отелей, когда агентство помогает сократить расходы клиента не за счет удешевления своих услуг, а за счет более эффективной закупочной работы от имени заказчика;
5 возможность оперативно оформить, обменять или вернуть заказ;
6 обеспечение безопасности деловых туристов (отслеживание местонахождения, предупреждение о нарушениях тревел политики, информирование о любых возможных рисках по каждому из сотрудников вне зависимости от размеров компании, количества бизнес туристов, географии командировок, времени суток и других индивидуальных параметров каждого клиента);
7 своевременное и корректное оформление бухгалтерской документации;
8  использование широкого выбора передовых IT технологий от самостоятельного планирования, бронирования, онлайн документооборота и согласования с учетом всех особенностей работы заказчика, до front, mid и back office внутренней автоматизации процессов агентства и пост продажное обслуживание, опережающее стандартные потребности клиента;
9  подробная и своевременная аналитика, финансовая статистика и детализированная отчетность для постоянного совершенствования сервиса и максимальной оптимизации без потери в качестве услуг;
10  гибкость, быстрота и широкий спектр визовой поддержки;
11  страхование рисков, помощь в эвакуации и медицинская помощь во время поездок.
Чтобы не ошибиться в выборе, тендер нужно грамотно организовать. Тогда уже на предварительном этапе отсеются агентства, не соответствующие наиболее критическим для компании параметрам. В списке потенциальных поставщиков могут быть как глобальные компании по управлению путешествиями (ТМС – travel management company), «средние» агентства, специализирующиеся  на корпоративных поездках (CTA – corporate travel agencies) или «небольшие», но гибкие и опытные тревел-агентства.
К первому типу относятся компании с широкой сетью по всему миру, такие, как большая четверка мега-TMC c многотысячной армией сотрудников и отлаженными процессами, обслуживающие часто транснациональные корпорации во многих странах одновременно. «Средние» ТМС и CTA, ориентированы на локальный рынок и могут иметь сеть офисов по стране. Ну и третью категорию тревел партнеров представляют «небольшие» узкоспециализированные на бизнес-туризме турагентства, характеризующиеся высоким уровнем профессионализма и гибкости в предоставлении услуг. За рамками трех типов агентств остались компании, работающие в широком сегменте отдыха (туроператоры и небольшие агентства) и с более узкими видами туризма (паломнический, медицинский и др.), которые ориентированы на обслуживание физ. лиц и туристов в традиционном понимании. Особняком стоит зарождающийся сегмент онлайн тревел агентств (OTA – Online Travel Agencies). Компаний, представленных только в онлайн туризме, в Казахстане в чистом виде практически нет. Онлайн является частью бизнеса всех остальных категорий турагентств, так как большинство из них вслед за потребностями клиента стремятся иметь сайт с функцией онлайн обслуживания.
Согласно рекомендациям специалистов мировой тревел индустрии, сделать правильный выбор надежного поставщики туристских услуг поможет грамотно сформулированный документ, содержащий требования Заказчика. Представленную там информацию можно подразделить на три основных вида:
1.  запрос информации — документ, необходимый для выявления основных предложений, доступных в данный момент на рынке. Часто является первым этапом конкурсного процесса и содержит общие требования Заказчика. Используется для того, чтобы отсеять количество участников конкурса и оставить подходящих.
2.  запрос цен — важная составляющая конкурса, определяющая соотношение качества услуг и их стоимости.
3.  запрос предложения — самый распространенный и детально проработанный документ, используемый в процессе отбора. Обычно содержит требование большого количества информации от поставщика услуг.
Эксперты бизнес тревел индустрии считают важнейшим этапом тендера подготовку документов. Как правило, нужно предоставить не только информацию о будущих поездках — прогноз основных направлений, интенсивности командировок и требования к поставщику тревел-услуг — но и детали текущих поездок, включая договоры с нынешними поставщиками. Также желательно познакомить участников тендера с тревел политикой компании, характером поездок и структурой расходов за предыдущие периоды, уточнить дополнительные требования к обслуживанию, в частности, вопросы, связанные с оформлением паспортов, визовым сопровождением, VIP-сервисом и т.д. Наиболее детальной проработки требуют документы, содержащие условия проведения тендера. Основное, что требуют уточнять все эксперты бизнес-тревел индустрии, — идет ли речь исключительно о выборе минимальной цены, или во внимание будут приниматься и прочие факторы. Важно указать и крайние сроки предоставления предложений. Необходимо иметь в виду, что отвечать на вопросы придется не только потенциальному поставщику тревел услуг, но и самому Заказчику, от которого поставщик услуг может потребовать определенных гарантий. Например, речь может идти о будущих объемах сделок.
Конечно же, в процессе подготовки и проведения тендера могут возникнуть вопросы, за ответами на которые лучше обратиться к экспертам отрасли. Принимая во внимание тот факт, что процесс проведение тендера и сроки реализации его условий могут растянуться на длительное время, Заказчикам стоит заранее рассматривать его как долгосрочный процесс, в котором будут задействованы как людские и материальные ресурсы, так и коммуникационные технологии.
Частота тендеров – дело личное, компания сама решает, есть ли у нее ресурсы делать это ежегодно или реже. Также компания утверждает политику пересмотра текущих договоров на предмет более выгодных условий на рынке предложений агентств и постоянно меняющегося спроса и цен поставщиков (авиакомпаний и отелей).
Резюмируя, можно сказать, что выбор надежного поставщика тревел услуг на самом деле  - важнейший фактор оптимизации расходов и эффективной организации бизнес поездок компании. Критерии выбора тревел агентства должны быть четко отражены в её тревел политике. От этого зависят не только расходы на эти самые поездки, но и безопасность деловых туристов, что является сегодня основным критерием в мировой практике. Забота о сотрудниках (Duty of care) наравне с качеством услуг и ценой постепенно становится ключевой составляющей деятельности любой компании в Казахстане. Ведь для любого серьезного бизнеса выгоднее (и чаще дешевле) заранее заботиться о сотрудниках, чем в последствии решать проблемы с возможными рисками потери ключевых сотрудников (как физической неспособности работать из-за проблем в поездках, так и риск ухода к конкурентам, заботящихся о человеческих ресурсах). Все это в долгосрочной перспективе поможет удержать кадры без дополнительных расходов, что особенно важно в периоды экономической турбулентности и неопределенности на рынке.