Опубликовано: 1297

Как спланировать рабочий день

Как спланировать рабочий день

Ты возвращаешься с работы, валясь с ног от усталости, анализируя в голове, что же такого ты сегодня делала, чтоб так сильно устать.

И оказывается, на ум не приходит ничего дельного. Чем же ты занималась на работе восемь часов? Неужели очередной рабочий день прошел впустую?

А тут и неутешительная статистика: согласно этой умной науке, лишь 20% рабочего времени используется нами эффективно, а вот оставшиеся 80% уходят на всякую ерунду. Но как спланировать свой рабочий график так, чтоб еще оставались и время, и силы на семью и себя, любимую? Давайте вместе попробуем разобраться. Вот несколько простых советов, которые, как утверждают опробовавшие их, работают безотказно.

Совет специалиста

Глеб Архангельский, специалист по тайм-менеджменту:

«В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит, который для него комфортен и дает максимальную эффективность».
Четко определи цели и способы их достижения: этот совет кажется набившим оскомину, но работает он на все сто процентов. Составь список всего, что ты делаешь в течение дня, включая самые банальные дела, проанализируй его и безжалостно избавься от тех дел, которые мешают достижению твоих целей.

Начни с главного. Чтобы не утонуть в водовороте проектов, отчетов и встреч, нужно четко устанавливать приоритеты: в первую очередь нужно браться за самые важные дела. Психологи рекомендуют выполнять их рано утром – тогда ощущение успеха на весь день тебе гарантировано.
В большинстве компаний принято соблюдать четкий рабочий график: с 9 до 18 с перерывом на обед. Это, с одной стороны, дисциплинирует сотрудников, а с другой – существенно снижает эффективность работы. Ведь у каждого из нас внутри есть собственные биологические часы, которые не всегда совпадают с часами механическими. Поэтому советуем тебе выяснить, в какое время суток твоя работоспособность возрастает, и старайся работать только в эти часы. Конечно, такой совет подойдет скорее тем, чье руководство спокойно относится к свободному графику сотрудников. Если же в твоей компании приняты строгие часы работы, постарайся все же воспользоваться преимуществом собственных биологических часов и выполнять самые сложные задания в период наивысшей продуктивности. Сама не заметишь, как время, проведенное на работе, существенно сократится.

Если тебе сложно сориентироваться с часами своей работоспособности, воспользуйся наблюдениями психологов: у большинства людей пики суточных биоритмов приходятся на периоды с 9.00 до 12.00 и с 16.00 до 18.00. В это время целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работы посвятите консультациям, работе с почтой и телефонным звонкам.

Дедлайн (конечный срок сдачи работы) – это стресс, нервотрепка и сплошной негатив. Поэтому следующий совет – создавай дедлайны самой себе – выглядит несколько странным. Однако если разобраться, то окажется, что собственноручно сфабрикованные мини-дедлайны помогут осуществить задуманное в кратчайшие сроки. Попробуй срок выполнения задания максимально сократить. Такая планка поможет тебе максимально сконцентрировать внимание на поставленной задаче.

Почти незаметные дела (те, которые мы и делами-то не считаем) отнимают у нас самое большое количество ценного рабочего времени. Сочиняя ответы на электронные письма, ты сама себе продлеваешь рабочий день чуть ли не до бесконечности: проверка папки «Входящие» снижает концентрацию внимания, и вновь сосредоточиться на временно отложенных в сторону важных делах становится труднее. Выход один: определить для себя точное время проверки почты и установить количество минут, потраченных на написание ответов. Желательно тратить на это не более тридцати минут два раза в день.

К тому же, мелкие, сходные по характеру дела можно объединять в блоки. Например, отвечая на письма, ты можешь заодно обзванивать клиентов и сразу же обсуждать возникающие вопросы с коллегами. Это позволит тебе не тратить силы, чтобы очередной раз «раскачаться» и включиться в работу.

Установи «неприемные» часы. В твоем расписании должно быть предусмотрено время, когда ты сможешь сосредоточенно выполнять важные задания, не отвлекаясь на звонки и визитеров.
Попробуй несколько дней поминутно фиксировать, куда уходит время. Ты поразишься, какой солидный кусок дня «съедают» перекуры и попытки найти нужный документ в завалах на столе. Вообще, самые главные «похитители» времени – это наши вредные привычки и слабости вроде рассеянности или излишней общительности.

Умей говорить «нет». Помогать коллегам, конечно же, нужно. Но только тогда, когда чужие просьбы не мешают выполнять твои прямые обязанности.
Отдыхай правильно! Не впадай в крайности. Вкалывать весь день, не позволяя себе ни на минуту расслабиться, – это тоже неправильно. Эффективнее всего действуют пятиминутные перерывы каждый час-полтора (к такому режиму наш организм привык еще во время школы и студенчества). Хорошее правило: если работаешь сидя – отдыхай стоя. То есть поднимись из-за стола, пройдись по комнате, выйди на свежий воздух.

Выполняя эти нехитрые действия постоянно, ты не заметишь, как начнешь успевать на работе все и почувствуешь себя повелительницей времени! 

Загрузка...